Privacybeleid MijnJurist

MijnJurist is een product van Gravity. Gravity verwerkt persoonsgegevens. In dit privacybeleid leest u welke gegevens dat zijn, waarom wij ze verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij hebben dit beleid zo kort en concreet gehouden als de wet toelaat.

1. Wie is verantwoordelijk

Gravity, gevestigd te Amersfoort, Smallepad 32, 3811 MG, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 58138668.

Vragen over dit privacybeleid of over uw gegevens kunt u stellen via support@mijnjurist.ai.

2. Twee rollen, twee regimes

Dit is het belangrijkste onderscheid in dit beleid.

A. Gegevens die u aan ons verstrekt om klant te zijn

Denk aan uw naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens en facturatiegegevens. Voor die gegevens zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dit privacybeleid gaat daarover.

B. Gegevens die u in het platform invoert of uploadt

Denk aan contracten, personeelsdossiers, correspondentie en de vragen die u stelt. Daarin kunnen persoonsgegevens van derden staan: werknemers, wederpartijen, cliënten. Voor die gegevens bent u zelf verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Wat wij daarmee wel en niet mogen doen, staat niet in dit beleid maar in de Verwerkersovereenkomst die als Bijlage 1 bij de Gebruiksvoorwaarden hoort.

Praktisch betekent dat: wij bepalen niet welke gegevens u in het platform zet en waarvoor, en wij gebruiken die inhoud niet voor eigen doeleinden. Onze medewerkers hebben er alleen toegang toe voor zover dat nodig is voor ondersteuning, het oplossen van storingen of onderzoek naar beveiligingsincidenten. Die toegang is beperkt tot geautoriseerde medewerkers, valt onder geheimhouding en wordt vastgelegd.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarom

3.1 Account en abonnement

Gegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord in versleutelde vorm, gegevens voor tweefactorauthenticatie, en — als u via Google of Apple inlogt — het door die dienst verstrekte identificatiekenmerk. Daarnaast de bedrijfsgegevens die u opgeeft of die wij op basis van uw KvK-nummer ophalen bij de Kamer van Koophandel: handelsnaam, rechtsvorm, adres en activiteit (SBI-code).

Doel: het aanmaken en beheren van uw account, het leveren van de dienst, en het afstemmen van de inhoud op uw branche.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u.

Let op: voert u een eenmanszaak, dan zijn uw bedrijfsgegevens tegelijk persoonsgegevens. Wij behandelen ze dan als zodanig.

3.2 Betaling en facturatie

Gegevens: facturatiegegevens, abonnementsvorm, betaalstatus en facturen. Uw betaalgegevens zelf worden verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij bewaren geen volledige kaartgegevens.

Doel: het incasseren van abonnementskosten en kosten van de verzenddienst, en het voeren van onze administratie.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en het nakomen van onze wettelijke administratie- en bewaarplicht.

3.3 Ondersteuning en communicatie

Gegevens: uw berichten aan ons, onze antwoorden, en gegevens over uw account die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden. Daarnaast berichten over de dienst zelf, zoals storingsmeldingen en wijzigingen in de voorwaarden.

Doel: het beantwoorden van uw vragen en het informeren over de dienst.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een werkende klantenservice.

3.4 Beveiliging en het voorkomen van misbruik

Gegevens: inloggegevens en inlogmomenten, IP-adres, technische gegevens over het gebruikte apparaat, en logbestanden van het gebruik van het platform.

Doel: het beveiligen van het platform, het opsporen en beëindigen van misbruik, het bewaken van fair use, en het onderzoeken van storingen en incidenten.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en beschikbare dienst, en de wettelijke verplichting om passende beveiligingsmaatregelen te treffen.

3.5 Kwaliteit en gebruiksstatistieken

Gegevens: gegevens over het gebruik van het platform, waaronder het aantal vragen, het verbruik per account en technische kenmerken van gegenereerde antwoorden.

Doel: het bewaken en verbeteren van de kwaliteit en de kosten van de dienst. Analyses voor productverbetering voeren wij uit op geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens die niet tot u herleidbaar zijn.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden en verbeteren van de dienst.

3.6 De verzenddienst

Gegevens: de gegevens van de verzendopdracht, zoals het moment van verzending, de gekozen verzendwijze en de status daarvan.

Doel: het uitvoeren en factureren van de verzending.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.

De adresgegevens van de ontvanger van de brief verwerken wij in uw opdracht. Daarop is de Verwerkersovereenkomst van toepassing, niet dit beleid.

3.7 Website en nieuwsbrief

Gegevens: de gegevens die u invult in een contactformulier, en uw e-mailadres als u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief.

Doel: het beantwoorden van uw bericht en het versturen van informatie waarvoor u zich heeft aangemeld.

Grondslag: uw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van een vraag die u ons stelt. Een aanmelding voor de nieuwsbrief kunt u in iedere e-mail opzeggen.

3.8 Koppeling met AI-apps

U kunt MijnJurist koppelen aan een AI-app, zoals Claude of ChatGPT. Die app kan dan namens u zoeken in wetgeving, rechtspraak, wetsgeschiedenis, modeldocumenten en, als u die heeft ingesteld, uw cao en uw eigen documenten in MijnJurist. Hoe de koppeling werkt, leest u op mijnjurist.ai/connector.

Gegevens: de naam en het terugstuuradres van de AI-app waarmee u koppelt; de toegangssleutels (tokens) van de koppeling, die wij alleen in versleutelde vorm (als hash) opslaan; de zoekvraag die de AI-app naar een zoekfunctie stuurt; en per aanroep welke zoekfunctie is gebruikt, door welk account en welke AI-app, hoe lang dat duurde en of het lukte. De inhoud van de zoekvraag en van het resultaat leggen wij niet vast.

Wij ontvangen alleen de zoekvraag die de AI-app naar een zoekfunctie stuurt, niet uw gesprek met de AI-app. Andersom ontvangt de AI-app de zoekresultaten, waaronder fragmenten uit uw eigen documenten als de app daarin zoekt. Om gericht te kunnen zoeken geven wij de AI-app ook uw branche en de namen van uw cao en uw documenten mee.

Doel: het leveren van de koppeling: de AI-app toegang geven tot de bronnen en documenten in uw account, na uw toestemming.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u.

Wat de aanbieder van de AI-app (zoals Anthropic of OpenAI) met uw gesprek doet, valt onder het privacybeleid van die aanbieder, niet onder dit beleid. Bevat een zoekvraag persoonsgegevens van derden, dan geldt daarvoor hetzelfde als onder 2B. U kunt een koppeling op elk moment verbreken in MijnJurist onder Instellingen > Koppelingen, of in de AI-app zelf.

4. Bent u verplicht gegevens te verstrekken

Voor het afsluiten van een abonnement hebben wij uw contact-, bedrijfs- en facturatiegegevens nodig, waaronder uw KvK-nummer. Zonder die gegevens kunnen wij geen overeenkomst met u sluiten en het platform niet leveren. Alle overige gegevens verstrekt u vrijwillig.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens en verstrekken ze niet aan derden voor hun eigen doeleinden. Wij schakelen wel dienstverleners in die voor ons persoonsgegevens verwerken. Het gaat om de volgende categorieën:

1. Aanbieders van de AI-modellen die het platform gebruikt.
2. Hosting-, opslag- en infrastructuurdiensten.
3. De betaaldienstverlener die onze abonnementen en betalingen afhandelt.
4. De externe postverwerker die brieven verzendt die u via de verzenddienst aanbiedt.
5. Diensten voor e-mail, ondersteuning en foutopsporing.
6. Een externe zoekdienst waarmee wij openbare rechtspraak doorzoeken. Die ontvangt de zoekvraag voor rechtspraak.

Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin ten minste dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming worden opgelegd als die welke op ons rusten. Op verzoek informeren wij u over de partijen die wij op dat moment inschakelen en over de daarbij gehanteerde waarborgen.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze accountant of adviseurs, en aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Koppelt u MijnJurist aan een AI-app, dan gaan de zoekresultaten op uw verzoek naar die app (zie 3.8).

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, dan wel daarbuiten op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen in de zin van artikel 46 AVG, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op verzoek lichten wij toe welke waarborg in een concreet geval van toepassing is.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

1. Accountgegevens: gedurende de looptijd van uw abonnement of proefperiode, en daarna dertig (30) dagen, waarin u zelf een export kunt uitvoeren. Daarna verwijderen wij ze uit onze productiesystemen.
2. Facturen en administratie: zeven (7) jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
3. Logbestanden en beveiligingsgegevens: twaalf (12) maanden, tenzij een incident langer bewaren noodzakelijk maakt.
4. Correspondentie met onze ondersteuning: vierentwintig (24) maanden na afronding van het contact.
5. Aanmeldingen voor de nieuwsbrief: tot u zich afmeldt.
6. Koppelingen met AI-apps: een toegangssleutel is één (1) uur geldig, een verversingssleutel negentig (90) dagen. Verlopen sleutels verwijderen wij na één (1) dag, ingetrokken sleutels na zeven (7) dagen. De registratie van een AI-app verwijderen wij zodra er geen sleutels meer bij horen, maar niet eerder dan dertig (30) dagen na de registratie.

Gegevens in back-ups verwijderen wij niet afzonderlijk; die worden volgens ons reguliere back-upschema overschreven. Zolang die back-ups bestaan blijven onze beveiligings- en geheimhoudingsverplichtingen daarop van toepassing.

8. Hoe wij gegevens beveiligen

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Die maatregelen zien onder meer op versleuteling van gegevens tijdens transport en in opslag, beheer van toegangsrechten volgens het beginsel van minimale rechten, vastlegging van toegang, back-up- en herstelprocedures, scheiding van ontwikkel- en productieomgevingen, en een procedure voor het afhandelen van beveiligingsincidenten. Wij evalueren deze maatregelen periodiek.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Het platform genereert met behulp van kunstmatige intelligentie juridische analyses en documenten naar aanleiding van de vragen die u stelt. Wij nemen geen besluiten óver u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen. De beoordeling van en de beslissing om te handelen naar de gegenereerde inhoud blijft altijd bij u.

10. Uw rechten

U heeft ten aanzien van de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering: u kunt vragen om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij ze nog nodig hebben of moeten bewaren.
• Beperking: u kunt de verwerking laten beperken zolang een verzoek of bezwaar in behandeling is.
• Overdraagbaarheid: u kunt de gegevens die u ons heeft verstrekt in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming: heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken. Dat raakt niet de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Een verzoek kunt u indienen via support@mijnjurist.ai. Wij reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Gaat uw verzoek over gegevens die een klant van ons in het platform heeft ingevoerd, dan zijn wij niet degene die daarover beslist. Wij verwijzen u dan door naar die klant, die daarvoor verwerkingsverantwoordelijke is.

11. Klachten

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via support@mijnjurist.ai. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Cookies

Wij plaatsen cookies die noodzakelijk zijn om het platform te laten werken, zoals cookies die uw inlogsessie onthouden. Voor cookies die niet noodzakelijk zijn vragen wij vooraf uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De actuele versie is altijd beschikbaar via onze website en de accountomgeving. Bij wijzigingen die voor u van belang zijn, informeren wij u actief.